E-Rechnung prüfen, öffnen und erstellen

Mit diesem kostenlosen Werkzeug öffnen und prüfen Sie E-Rechnungen direkt im Browser. Sie wählen eine XRechnung als XML-Datei oder eine ZUGFeRD- bzw. Factur-X-PDF aus und erhalten eine lesbare Ansicht der Rechnung sowie einen Prüfbericht mit den offiziellen Regeln für EN 16931 und XRechnung.

Die Datei wird im Browser-Tab gelesen und nicht hochgeladen. Das Werkzeug richtet sich an kleine Unternehmen, Freelancer und Buchhalter, die eingehende E-Rechnungen kontrollieren möchten. Es prüft die Struktur gegen das XML-Schema und die Geschäftsregeln, sodass Sie sehen, ob eine Rechnung formal korrekt ist und an welcher Stelle sie Fehler enthält.

So öffnen und prüfen Sie eine E-Rechnung

1. Klicken Sie auf Rechnung auswählen oder ziehen Sie die Datei per Drag and Drop in das Feld. Die Datei darf höchstens 30 MB groß sein.
2. Wenn Sie das Werkzeug ausprobieren möchten, klicken Sie auf Beispiel laden. Es lädt eine fiktive XRechnung.
3. Lesen Sie im Tab Prüfbericht das Ergebnis: Ein Vermerk „Gültig“ oder „Nicht gültig“, die Anzahl der Fehler, Warnungen und Hinweise sowie eine Tabelle mit Regel-ID, Meldung und Fundstelle im XML.
4. Öffnen Sie den Tab Rechnung, um die Rechnung wie ein Papierdokument zu lesen. Dort finden Sie Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Termine, Positionen, Umsatzsteuer, Summen und Bankverbindung. Eingebettete Anhänge können Sie hier herunterladen.
5. Öffnen Sie den Tab XML, um die Rohdaten zu sehen.
6. Nutzen Sie die Schaltflächen unter dem Ergebnis: Bericht kopieren übernimmt den Prüfbericht als Text. Bei PDFs speichert Eingebettetes XML herunterladen das XML aus der PDF.

Mit Drucken / als PDF speichern drucken Sie nur die lesbare Rechnung. Wählen Sie im Druckdialog Ihres Browsers den Drucker „Als PDF speichern“, um eine PDF-Ansicht zu erhalten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung erlaubt. Nach § 14 Abs. 1 UStG muss dieses Format der europäischen Norm EN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU) folgen. Alternativ kann ein Format vereinbart werden, wenn sich die nötigen Daten in ein EN-16931-kompatibles Format überführen lassen.

Eine normale PDF-Datei, eine Papierrechnung oder ein anderes elektronisches Format ist dagegen eine „sonstige Rechnung“. Für Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland ist nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG eine E-Rechnung vorgeschrieben, sofern die Leistung nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Ein Unternehmen in Deutschland kann eine E-Rechnung eines anderen deutschen Unternehmens nicht ablehnen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.

Welche Formate gibt es: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X?

XRechnung ist die deutsche Spezifikation für E-Rechnungen. Sie besteht aus einer reinen XML-Datei, die der Syntax UBL 2.1 (Invoice oder CreditNote) oder UN/CEFACT CII D16B folgt. Die aktuelle Version ist XRechnung 3.0. Im Feld BT-24 der Datei steht, nach welcher Spezifikation die Rechnung aufgebaut ist.

ZUGFeRD 2.x und Factur-X sind dasselbe hybride Format. Eine PDF/A-3-Datei enthält eine lesbare Rechnung und zusätzlich die strukturierte Rechnung als XML-Anhang, meist mit dem Namen factur-x.xml. Dieses XML verwendet immer die CII-Syntax. Die Profile reichen von MINIMUM und BASIC WL bis EN 16931 (auch COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und sind deshalb keine vollständige EN-16931-Rechnung.

Nach welchen Regeln prüft das Werkzeug?

Geprüft wird mit den unveränderten offiziellen Dateien: den EN-16931-Validierungsartefakten 1.3.17 von CEN/TC 434 und dem XRechnung-Schematron 2.6.0 der KoSIT für XRechnung 3.0.2, dazu die XML-Schemas für UBL 2.1 und CII D16B. Welche Regeln für eine Datei gelten, entscheidet ihre Spezifikationskennung (BT-24), wie in der offiziellen KoSIT-Konfiguration. Im Vergleich mit dem KoSIT-Validator 1.6.3 stimmte das Urteil bei allen 2.184 Testrechnungen überein.

Häufig gestellte Fragen

Wie öffne und prüfe ich eine E-Rechnung?

Wählen Sie die Datei über Rechnung auswählen aus oder ziehen Sie sie in das Feld. Das Werkzeug prüft sie automatisch und zeigt Ihnen den Prüfbericht sowie die lesbare Rechnung.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF kann dagegen eine E-Rechnung sein, weil das eingebettete XML die strukturierten Daten trägt; die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen dafür nicht aus. Das Werkzeug liest dieses XML aus.

Wird meine Rechnung hochgeladen?

Nein. Die Datei wird im Browser-Tab gelesen und nicht an einen Server übertragen. Unter dem Werkzeug zeigt die Seite an, wie viele Anfragen an andere Server gestellt wurden. Es sollten 0 sein. Geladen werden nur die Regeldateien und Programmdateien dieser Seite.

Was bedeutet „Gültig“ im Prüfbericht?

„Gültig“ bedeutet, dass die Datei keinen XSD-Schemafehler und keinen Fehler auf Ebene der Regeln hat. Warnungen machen eine Rechnung nicht ungültig.

Warum zeigt der Bericht Warnungen, obwohl die Rechnung gültig ist?

Warnungen weisen auf Punkte hin, die Sie prüfen sollten, etwa eine ungewöhnliche Angabe. Sie führen nicht zur Ungültigkeit. Fehler dagegen müssen Sie beheben, bevor die Rechnung als gültig gilt.

Welche Dateigröße ist erlaubt?

Sie können Dateien bis zu 30 MB prüfen. Größere Dateien werden nicht verarbeitet.

Verwandte Werkzeuge

• XRechnung Validator: Nutzen Sie ihn, wenn Sie eine XRechnung gezielt nach den KoSIT-Regeln prüfen möchten.
• ZUGFeRD Validator: Nutzen Sie ihn für ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs mit eingebettetem XML.
• XRechnung Viewer: Nutzen Sie ihn, wenn Sie eine XRechnung vor allem lesen und drucken möchten.
• ZUGFeRD Viewer: Nutzen Sie ihn, um den Inhalt einer ZUGFeRD-PDF lesbar darzustellen.
• XRechnung erstellen: Nutzen Sie ihn, wenn Sie selbst eine XRechnung ausstellen möchten.
• E-Rechnung kostenlos erstellen: Nutzen Sie ihn, um eine E-Rechnung im Browser zu erzeugen.
• E-Rechnungspflicht prüfen: Nutzen Sie ihn, um zu klären, ob für Ihre Umsätze eine E-Rechnung verpflichtend ist.
• E-Rechnung für Kleinunternehmer: Nutzen Sie ihn, wenn Sie als Kleinunternehmer wissen wollen, welche Regeln für Sie gelten.