# E-Rechnung empfangen: Ist das eine E-Rechnung?

Ziehen Sie die erhaltene Rechnung (XML oder PDF) hierher: Sie sehen, ob es eine E-Rechnung nach EN 16931 ist, ob sie die offiziellen Regeln besteht, und lesen sie wie eine Papierrechnung.

E-Rechnungen empfangen müssen Unternehmen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025; dieses Werkzeug zeigt, ob eine erhaltene Datei eine E-Rechnung nach EN 16931 ist.

- Für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen braucht der Absender für eine E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG).
- Eine PDF ohne Rechnungs-XML ist eine sonstige Rechnung, in den Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG noch erlaubt.
- Kleinunternehmer dürfen nach § 34a UStDV sonstige Rechnungen senden, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Online-Werkzeug: https://einvoiceprivate.com/de/e-rechnung-empfangen/

Mit diesem Tool prüfen Sie, ob eine Datei, die Sie erhalten haben, eine E-Rechnung ist. Sie ziehen eine XML- oder PDF-Datei in den Browser-Tab, und das Tool zeigt an, ob es sich um eine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 handelt, ob die Rechnung Regelfehler enthält oder ob es sich um eine sonstige Rechnung ohne Rechnungs-XML handelt. Die Prüfung läuft vollständig im Browser, und Ihre Datei wird nicht hochgeladen. Das Tool ist kostenlos, für Anzeige und Prüfung unbegrenzt nutzbar und erfordert keine Anmeldung. Es nimmt keine Rechnungen für Sie entgegen und ist kein Postfach. Es öffnet nur Dateien, die Sie bereits besitzen.

Stand der Regeln und Rechtsquellen auf dieser Seite: 21. Oktober 2026.

## So verwenden Sie das Tool

1. Speichern Sie die erhaltene Rechnung unverändert auf Ihrem Gerät. Akzeptiert werden XRechnung (UBL oder CII), andere EN-16931-XML-Dateien sowie ZUGFeRD-2.x-/Factur-X-PDF-Dateien bis 30 MB.
2. Ziehen Sie die Datei in das Tool auf dieser Seite oder klicken Sie auf „Rechnung auswählen“. Mit „Beispiel laden“ sehen Sie zuerst ein Beispiel.
3. Lesen Sie das Ergebnis. Es zeigt eine von vier Möglichkeiten: eine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931, eine strukturierte Rechnung mit Regelfehlern, eine ZUGFeRD-Datei vom Typ MINIMUM oder BASIC WL oder eine PDF-Datei ohne Rechnungs-XML.
4. Öffnen Sie den Tab „Rechnung“, um die Rechnung lesbar anzuzeigen.
5. Öffnen Sie den Tab „Prüfbericht“. Jeder Befund nennt Regel-ID, Meldung und Fundstelle.
6. Bei Regelfehlern bitten Sie den Absender um eine korrigierte Rechnung und nennen ihm die Regel-ID aus dem Prüfbericht.

Unter dem Ergebnis stehen mehrere Schaltflächen. Mit „Drucken / als PDF speichern“ erhalten Sie eine Druckansicht oder eine PDF-Datei der Rechnung. Mit „Bericht kopieren“ übernehmen Sie den Prüfbericht in eine E-Mail oder ein Dokument. Bei ZUGFeRD-PDFs können Sie mit „Eingebettetes XML herunterladen“ das Rechnungs-XML separat speichern. Da alles im Browser läuft, bleibt die Datei auf Ihrem Gerät. Unter dem Tool zeigt die Seite an, wie viele Anfragen an andere Server gestellt wurden. Es sind 0.

## Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen für inländische B2B-Leistungen empfangen können (§ 14 Abs. 2 UStG: Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen sind als E-Rechnung auszustellen). Für eine solche E-Rechnung braucht der Absender keine Zustimmung. Die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG erlaubt bis 2027 nur dem Absender, weiterhin Papier oder andere Formate zu nutzen. Ihre Pflicht zum Empfang bleibt bestehen.

## Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu empfangen?

Der Absender schickt die Datei meist per E-Mail oder über ein Portal. Zum Lesen des XML benötigen Sie einen Viewer, etwa diese Seite oder Ihre Buchhaltungssoftware. Bewahren Sie die empfangene Datei unverändert auf, wie jede andere Rechnung. Ein Viewer zeigt die Rechnung an, speichert sie aber nicht für Sie. Die Aufbewahrung bleibt Ihre Aufgabe.

## Wie erkenne ich, ob eine Rechnung eine E-Rechnung ist?

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das eine elektronische Verarbeitung erlaubt und der Norm EN 16931 folgt. Eine PDF-Datei ohne Rechnungs-XML ist dagegen keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Eine XRechnung ist immer eine XML-Datei. Ein ZUGFeRD-PDF enthält dagegen ein XML im Dokument. Der Typ MINIMUM oder BASIC WL ist keine vollständige EN-16931-Rechnung, obwohl er strukturiert ist. Das Tool zeigt Ihnen diese Einordnung direkt an.

## Was mache ich mit einer fehlerhaften E-Rechnung?

Eine Rechnung mit Regelfehlern ist strukturiert, erfüllt aber die offiziellen Regeln nicht vollständig. Ändern Sie die Datei nicht selbst, denn es ist die Rechnung Ihres Lieferanten. Bitten Sie den Absender um eine korrigierte Rechnung. Nennen Sie dabei die Regel-ID und die Meldung aus dem Prüfbericht, damit er den Fehler gezielt beheben kann. Bis dahin bewahren Sie die Originaldatei auf.

## Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja. Kleinunternehmer dürfen nach § 34a UStDV weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Rechnungen bis 250 € dürfen nach § 33 UStDV ebenfalls als sonstige Rechnungen erstellt werden. Diese Erleichterungen gelten für das Ausstellen. Empfangen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen trotzdem.

## Häufig gestellte Fragen

### Darf mir ein Lieferant noch eine PDF-Rechnung schicken?

In den Übergangsfristen ja: Für Leistungen aus 2025 und 2026 bis Ende 2026, für Leistungen aus 2027 bis Ende 2027, wenn der Vorjahresumsatz des Absenders höchstens 800.000 Euro beträgt (§ 27 Abs. 38 UStG). Eine PDF per E-Mail ist dabei eine sonstige Rechnung in elektronischem Format und braucht Ihre Zustimmung.

### Muss ich einer E-Rechnung zustimmen?

Nein, nicht bei Leistungen zwischen Unternehmen im Inland. § 14 Abs. 1 UStG verlangt die Zustimmung des Empfängers nur, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung nach Absatz 2 besteht; im inländischen B2B-Verkehr müssen Sie E-Rechnungen also annehmen können.

### Brauche ich dafür eine spezielle Software?

Zum Lesen brauchen Sie ein Programm, das XML-Rechnungen darstellt, zum Beispiel diese Seite oder Ihre Buchhaltungssoftware. Die Datei selbst kommt meist per E-Mail oder über ein Portal. Eine eigene Empfangsplattform schreibt das Gesetz nicht vor.

### Wird meine Rechnung hochgeladen?

Nein. Die Datei wird nur in diesem Browser-Tab gelesen und geprüft. Unter dem Tool sehen Sie die Zahl der Anfragen an andere Server: 0.

### Was bedeutet „Kein vollständiger EN-16931-Rechnungsdatensatz“?

Die Datei ist eine ZUGFeRD-PDF im Profil MINIMUM oder BASIC WL. Diese Profile enthalten keine Rechnungspositionen und gelten daher nicht als vollständige E-Rechnung; fragen Sie den Absender nach dem Profil EN 16931 oder einer XRechnung.