# E-Rechnung kostenlos erstellen

Füllen Sie Ihre Rechnung im Formular aus und laden Sie sie als E-Rechnung im Format XRechnung herunter, geprüft nach den offiziellen Regeln. Ohne Anmeldung, ohne Upload.

Dieses Werkzeug erstellt eine E-Rechnung kostenlos im Format XRechnung (XML) direkt im Browser und prüft sie vor dem Download mit den offiziellen Regeln.

- Eine einfache PDF-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung.
- Kostenlos sind 3 neue Rechnungen pro Kalendermonat; Ansehen und Prüfen bleiben unbegrenzt.
- Für Leistungen aus 2025 und 2026 sind Papier oder PDF noch bis 31. Dezember 2026 erlaubt.
- Eine ZUGFeRD-PDF kann dieses Werkzeug noch nicht erzeugen.

Online-Werkzeug: https://einvoiceprivate.com/de/e-rechnung-erstellen/

Mit diesem kostenlosen Tool erstellen Sie eine E-Rechnung online, direkt im Browser, als XRechnung-Datei im XML-Format. Eine Anmeldung oder ein Konto ist nicht nötig.

Was Sie eingeben, wird nicht versendet und nicht gespeichert. Laden Sie die Seite neu, ist das Formular leer.

Vor dem Download prüft das Tool Ihre Angaben und baut daraus die XML-Datei. Danach wird die Datei mit denselben offiziellen Regeln geprüft wie im XRechnung-Validator. Nur eine fehlerfreie Datei können Sie herunterladen.

Das Tool richtet sich an Selbstständige, kleine Unternehmen und Buchhalter, die E-Rechnungen nach dem deutschen Standard erstellen möchten.

## So erstellen Sie eine E-Rechnung mit diesem Tool

1. Wählen Sie im Abschnitt **Rechnung** den Dokumenttyp: Rechnung (380) oder Gutschrift (381).
2. Tragen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Fällig am ein. Füllen Sie außerdem die Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID aus. Die Bestellnummer ist optional.
3. Geben Sie unter **Ihr Unternehmen** Name, Straße, PLZ, Ort und Ländercode an. Ergänzen Sie USt-IdNr. oder Steuernummer sowie Ansprechpartner, Telefon und E-Mail.
4. Tragen Sie unter **Kunde** Name, Anschrift, USt-IdNr. und die Rechnungs-E-Mail des Kunden ein.
5. Erfassen Sie unter **Positionen** Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto, USt.-Kategorie und Satz. Mit **+ Position hinzufügen** legen Sie weitere Zeilen an.
6. Geben Sie unter **Zahlung** IBAN, Verwendungszweck und Zahlungsbedingungen an. BIC und Bemerkung sind optional.
7. Wählen Sie das Format **XRechnung UBL** oder **XRechnung CII**.
8. Klicken Sie auf **Erstellen und prüfen**. Fehlerhafte Felder werden markiert. Korrigieren Sie sie und klicken Sie erneut.
9. Wenn keine Fehler mehr angezeigt werden, klicken Sie auf **XRechnung herunterladen (.xml)**.

Die Summen (Netto je Steuersatz, USt. und Zahlbetrag) aktualisieren sich bereits beim Tippen. Mit **Beispiel ausfüllen** füllen Sie das Formular mit fiktiven Daten, um es auszuprobieren. Über **Formular leeren** setzen Sie alle Eingaben zurück. Zur Kontrolle können Sie die **Lesbare Vorschau** öffnen oder über **Drucken / als PDF speichern** eine Druckansicht erzeugen.

## Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine PDF-Rechnung eine „sonstige Rechnung“, auch wenn sie am Computer erstellt und per E-Mail verschickt wird. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das eine elektronische Verarbeitung erlaubt. Dieses Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, sofern sich die nötigen Angaben in ein normgerechtes Format übertragen lassen.

XRechnung ist die deutsche Spezifikation dieser Norm. Sie wird von der KoSIT gepflegt, aktuell in Version 3.0, und liegt als XML in den Syntaxen UBL oder CII vor. Beide gelten als XRechnung. Das Tool erzeugt genau diese XML-Datei. Eine ZUGFeRD-PDF dagegen enthält eine eingebettete XML-Datei; diese Ausgabe ist hier noch nicht verfügbar.

## Ab wann muss ich E-Rechnungen erstellen?

Die Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG gilt für Leistungen an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen, wenn Lieferant und Empfänger beide in Deutschland ansässig sind. Sie betrifft nur Leistungen, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ein inländischer Empfänger kann eine E-Rechnung von einem anderen inländischen Unternehmen deshalb nicht ablehnen (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Für die Übergangszeit gilt nach § 27 Abs. 38 UStG:

- Für Leistungen in 2025 und 2026 dürfen Rechnungen bis 31. Dezember 2026 auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format gestellt werden.
- Für Leistungen in 2027 gilt dies bis 31. Dezember 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.
- EDI-Rechnungen bleiben für Leistungen in 2027 mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Ab Leistungen in 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr.

## Häufig gestellte Fragen

### Wie viele Rechnungen kann ich kostenlos erstellen?

Im Gratistarif können Sie drei neue Rechnungen pro Kalendermonat erstellen. Die Zählung erfolgt auf diesem Gerät im lokalen Speicher des Browsers, ohne Konto. Ein erneuter Download derselben Rechnungsnummer im selben Monat zählt nicht noch einmal. Anzeigen und Prüfen ist unbegrenzt möglich.

### XRechnung oder ZUGFeRD: was soll ich erstellen?

Dieses Tool erstellt XRechnung als XML-Datei. Diese Datei gilt überall dort, wo eine E-Rechnung nach EN 16931 verlangt wird. Ein ZUGFeRD-PDF ist derzeit nicht verfügbar. Fragen Sie Ihren Kunden, welches Format er akzeptiert, falls er ein bestimmtes verlangt.

### Wie verschicke ich die Datei an meinen Kunden?

Die Seite versendet keine Rechnungen. Senden Sie die heruntergeladene XML-Datei so, wie es Ihr Kunde wünscht, etwa per E-Mail oder über sein Portal. Bundesbehörden empfangen Rechnungen über ihre Verwaltungsportale (§ 3 ERechV).

### Wie erstelle ich eine Gutschrift?

Wählen Sie im Abschnitt Rechnung den Dokumenttyp Gutschrift (381). Die übrigen Schritte sind dieselben wie bei einer Rechnung.

### Kann ich Rabatte auf Rechnungsebene oder Anhänge hinzufügen?

Nein. Rabatte auf Dokumentebene und Anhänge sind in diesem Tool nicht vorgesehen. Sie können Rabatte nicht gesondert ausweisen, sondern müssen den Einzelpreis netto der Positionen entsprechend festlegen.

### Welche Angaben braucht mein Kunde, um mich eindeutig zuzuordnen?

Ohne USt-IdNr. Ihres Unternehmens braucht Ihr Kunde eine Lieferantennummer oder eine Registernummer, damit er Sie identifizieren kann (BR-CO-26). Für Behörden ist zusätzlich die Leitweg-ID als Käuferreferenz erforderlich.