E-Rechnung für Kleinunternehmer

Mit diesem kostenlosen Werkzeug erstellen Sie eine XRechnung 3.0 für Ihre Rechnungen als Kleinunternehmer, direkt im Browser. Sie füllen ein Formular aus, das Werkzeug baut daraus eine XML-Datei und prüft sie mit denselben offiziellen Regeln wie der XRechnung-Validator. Das Formular ist auf die Kleinunternehmerregelung vorbereitet: Jede Position ist als steuerbefreit gekennzeichnet und mit dem Hinweis auf § 19 UStG versehen.

Ihre Eingaben werden nicht versendet und nicht gespeichert. Wenn Sie die Seite neu laden, ist das Formular leer. Kostenlos sind bis zu 3 neue Rechnungen pro Kalendermonat auf diesem Gerät. Das Ansehen und Prüfen von Dateien bleibt kostenlos.

So verwenden Sie den XRechnung-Ersteller für Kleinunternehmer

1. Wählen Sie im Abschnitt Rechnung den Dokumenttyp Rechnung 380 oder Gutschrift 381. Geben Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum und das Datum Fällig am ein.
2. Tragen Sie unter Käuferreferenz / Leitweg-ID die Leitweg-ID ein, wenn Ihr Kunde eine öffentliche Verwaltung ist. Die Bestellnummer ist optional.
3. Füllen Sie den Abschnitt Ihr Unternehmen aus: Name, Anschrift, Ländercode, Ansprechpartner, Telefon und E-Mail. Ohne USt-IdNr. tragen Sie Ihre Steuernummer sowie die Lieferantennummer beim Kunden oder die Registernummer ein.
4. Geben Sie im Abschnitt Kunde Name, Anschrift und die Rechnungs-E-Mail des Kunden ein.
5. Erfassen Sie unter Positionen Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis netto. Die USt.-Kategorie ist bereits auf steuerbefreit gesetzt. Mit + Position hinzufügen erstellen Sie weitere Zeilen.
6. Tragen Sie im Abschnitt Zahlung Ihre IBAN ein, optional die BIC, außerdem Kontoinhaber, Verwendungszweck und Zahlungsbedingungen.
7. Wählen Sie das Format XRechnung UBL oder XRechnung CII und klicken Sie auf Erstellen und prüfen.
8. Korrigieren Sie alle markierten Felder, bis keine Fehler mehr angezeigt werden. Erst dann können Sie mit XRechnung herunterladen (.xml) die Datei speichern.

Die Summen (Netto je Steuersatz, Steuer und Gesamtbetrag) aktualisieren sich beim Tippen. Mit Lesbare Vorschau sehen Sie die Rechnung wie auf Papier. Mit Drucken / als PDF speichern erhalten Sie eine druckbare Ansicht. Formular leeren setzt alle Felder zurück. Mit Beispiel ausfüllen sehen Sie vorab, wie ein ausgefülltes Formular aussieht.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein, nicht für Ihre steuerfreien Umsätze. Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, darf nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF – auch nach dem Ende der Übergangsfristen. Fallen Sie aus der Kleinunternehmerregelung heraus, gelten für Sie die allgemeinen Fristen; die beschreibt die Seite E-Rechnungspflicht prüfen.

Viele Kunden verlangen trotzdem eine XRechnung, vor allem öffentliche Auftraggeber und große Unternehmen. Dann erstellen Sie die Datei freiwillig, weil der Kunde sie braucht.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen für Leistungen aus diesem Zeitraum empfangen können. Für Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen braucht der Absender nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG keine Zustimmung des Empfängers, soweit er selbst zur E-Rechnung verpflichtet ist.

Das gilt auch für Sie als Kleinunternehmer. Eingehende XML-Dateien können Sie mit dem XRechnung-Validator prüfen und mit dem XRechnung-Viewer lesbar machen.

Was muss auf der Rechnung eines Kleinunternehmers stehen?

Eine sonstige Rechnung über steuerbefreite Leistungen muss nach § 34a UStDV (Gesetzestext gelesen am 21. Oktober 2026 auf gesetze-im-internet.de) mindestens folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
• Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-ID des Leistenden
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Entgelt als Gesamtbetrag
• Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt

Eine XRechnung verlangt zusätzlich Pflichtangaben wie Kontaktdaten und Zahlungsinformationen. Das Formular fragt diese Felder ab.

Wie sieht eine XRechnung für Kleinunternehmer aus?

Eine XRechnung für Kleinunternehmer ist eine XML-Datei im Format UBL oder CII. Jede Position ist mit der Steuerkategorie E (steuerbefreit) und dem Steuersatz 0 gekennzeichnet. Als Grund nennt die Datei die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (BT-120).

Die Datei enthält außerdem Ihre Kontaktdaten, bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID, die Zahlungsangaben mit IBAN für eine SEPA-Überweisung und ein Fälligkeitsdatum. Fehlt die USt-IdNr., muss die Datei Steuernummer sowie Lieferantennummer beim Kunden oder Registernummer enthalten (BR-CO-26).

Beispiel: Eine Stunde Beratung zu 80,00 Euro netto ergibt in der Datei eine Position mit Kategorie E, Steuersatz 0 %, Steuerbetrag 0,00 Euro und Gesamtbetrag 80,00 Euro.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn die Prüfung Fehler meldet?

Die Datei lässt sich erst herunterladen, wenn keine Fehler mehr vorliegen. Korrigieren Sie die markierten Felder und klicken Sie erneut auf Erstellen und prüfen.

Wie viele Rechnungen kann ich kostenlos erstellen?

Sie können kostenlos bis zu 3 neue Rechnungen pro Kalendermonat auf diesem Gerät erstellen. Das Ansehen und Prüfen ist unbegrenzt kostenlos.

Werden meine Eingaben gespeichert oder übertragen?

Nein. Nichts, was Sie eintippen, wird versendet, und das Formular wird nicht gespeichert. Beim Neuladen der Seite ist es leer.

Kann ich eine vorhandene XRechnung prüfen, die ich erhalten habe?

Ja. Dafür nutzen Sie den XRechnung-Validator, der dieselben offiziellen Regeln anwendet wie der Ersteller.

Ab welchem Umsatz bin ich kein Kleinunternehmer mehr?

Nach § 19 Abs. 1 UStG in der seit 2025 geltenden Fassung sind Ihre Umsätze steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Liegen Sie darüber, gelten die allgemeinen Regeln und Fristen der E-Rechnungspflicht.

Kann ich die Rechnung zusätzlich als PDF schicken?

Ja. Die lesbare Vorschau können Sie mit Drucken / als PDF speichern als PDF ablegen und mitschicken. Die eigentliche E-Rechnung ist aber die XML-Datei; das PDF ist nur eine Ansicht davon.

Verwandte Werkzeuge

• E-Rechnung prüfen und lesen: Startseite mit allen Werkzeugen auf einen Blick, wenn Sie zuerst eine Übersicht suchen.
• XRechnung Validator: Nutzen Sie ihn, um eine XRechnung-Datei auf Fehler gegen die offiziellen Regeln zu prüfen.
• ZUGFeRD Validator: Nutzen Sie ihn, wenn Sie eine ZUGFeRD-Datei statt einer XRechnung prüfen möchten.
• XRechnung Viewer: Nutzen Sie ihn, um den Inhalt einer XRechnung-Datei lesbar darzustellen.
• ZUGFeRD Viewer: Nutzen Sie ihn, um den Inhalt einer ZUGFeRD-Datei lesbar darzustellen.
• XRechnung erstellen: Nutzen Sie ihn, wenn Sie eine XRechnung ohne Kleinunternehmer-Voreinstellung erstellen möchten.
• E-Rechnung kostenlos erstellen: Nutzen Sie ihn, wenn Sie allgemein eine E-Rechnung erstellen möchten.
• E-Rechnungspflicht prüfen: Nutzen Sie ihn, um zu klären, ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen.