XRechnung erstellen

Mit diesem Tool erstellen Sie eine XRechnung, also eine E-Rechnung nach dem deutschen Standard, direkt im Browser. Sie füllen ein Formular mit Ihren Rechnungsdaten aus, und das Tool baut daraus eine XML-Datei und prüft sie nach den offiziellen Regeln.

Das Erstellen ist kostenlos und ohne Konto. Die Software läuft vollständig in Ihrem Browser, eine Anmeldung ist nicht nötig. Sie können damit Rechnungen oder Gutschriften vorbereiten, ob als Freiberufler, Kleinunternehmer oder Buchhalter.

Das Tool unterstützt Rechnungen und Gutschriften in Euro, Zahlung per SEPA-Überweisung und erzeugt XRechnung 3.0 im Format UBL oder CII.

So erstellen Sie eine XRechnung mit diesem Tool

1. Füllen Sie den Abschnitt Rechnung aus: Dokument (Rechnung 380 oder Gutschrift 381), Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Fällig am sowie Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID. Die Bestellnummer ist optional.
2. Tragen Sie unter Ihr Unternehmen Name, Straße, PLZ, Ort, Ländercode, USt-IdNr. oder Steuernummer sowie Ansprechpartner, Telefon und E-Mail ein.
3. Erfassen Sie unter Kunde Name, Anschrift, USt-IdNr. und die Rechnungs-E-Mail des Kunden.
4. Legen Sie unter Positionen Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto, USt.-Kategorie und Satz fest. Mit + Position hinzufügen erfassen Sie weitere Zeilen.
5. Geben Sie unter Zahlung Ihre IBAN, optional BIC und Kontoinhaber, Verwendungszweck und Zahlungsbedingungen ein.
6. Wählen Sie das Format XRechnung UBL oder XRechnung CII.
7. Klicken Sie auf Erstellen und prüfen. Markierte Felder korrigieren Sie und klicken erneut.
8. Ist die Prüfung fehlerfrei, klicken Sie auf XRechnung herunterladen (.xml).

Mit Beispiel ausfüllen füllt das Formular fiktive Daten ein, mit Formular leeren setzen Sie alles zurück. Die Summen (Netto je Steuersatz, USt., Rechnungsbetrag) aktualisieren sich beim Tippen. Über Lesbare Vorschau sehen Sie die Rechnung wie auf Papier, und Drucken / als PDF speichern erzeugt eine druckbare Ansicht.

Was ist die Leitweg-ID und wo bekommen Sie sie?

Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der eine Rechnung an die richtige Stelle einer öffentlichen Verwaltung geleitet wird. Sie gehört in das Feld Käuferreferenz (BT-10, Regel BR-DE-15), und öffentliche Auftraggeber verlangen sie.

Die Leitweg-ID vergibt der Auftraggeber, nicht Sie. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner in der Behörde oder schauen Sie in Bestellung und Vergabeunterlagen nach. Bei Unternehmenskunden genügt in der Regel die Referenz, die der Kunde wünscht. Fragen Sie im Zweifel vor dem Versand nach, denn eine Rechnung mit falscher Leitweg-ID kommt nicht beim richtigen Empfänger an.

UBL oder CII: welches Format sollten Sie wählen?

UBL und CII sind zwei XML-Syntaxen derselben XRechnung. Beide werden als XRechnung akzeptiert, und die Prüfregeln gelten für beide gleich. Der Unterschied liegt im Aufbau der XML-Datei, nicht im Inhalt der Rechnung.

Wählen Sie das Format, das Ihr Kunde oder dessen Rechnungseingang verlangt. Gibt es keine Vorgabe, ist jedes der beiden korrekt. Nutzt Ihre Buchhaltungssoftware nur eines der Formate für den Import, nehmen Sie dieses.

Was prüft das Werkzeug vor dem Download?

Die Prüfung läuft in zwei Stufen. Zuerst kontrolliert das Formular selbst die Eingaben: Pflichtfelder, Datumsangaben, E-Mail-Adressen und die Prüfziffer der IBAN. Fehlerhafte Felder werden markiert. Danach baut das Werkzeug die XML-Datei und prüft sie mit denselben offiziellen Regeln wie der XRechnung Validator: den EN-16931-Validierungsartefakten 1.3.17 und dem XRechnung-Schematron 2.6.0. Herunterladen können Sie nur eine Datei ohne Fehler.

Die Beträge rechnet das Werkzeug exakt, ohne Rundungsfehler von Gleitkommazahlen: Positionsbetrag = Menge × Einzelpreis netto, auf Cent gerundet; Umsatzsteuer je Kategorie und Steuersatz = Summe der Positionen × Steuersatz, einmal auf Cent gerundet; Zahlbetrag = Netto + Umsatzsteuer. Beispiel aus „Beispiel ausfüllen“: 12 Stunden zu 85,00 € ergeben 1.020,00 €, darauf 19 % = 193,80 €; 2 Bücher zu 39,90 € ergeben 79,80 €, darauf 7 % = 5,59 €; Zahlbetrag 1.299,19 €.

Häufig gestellte Fragen

Welche Angaben braucht eine XRechnung?

Eine XRechnung braucht unter anderem die Käuferreferenz, Name, Telefon und E-Mail Ihres Ansprechpartners, die E-Mail-Adressen beider Seiten, Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer sowie eine Zahlungsanweisung mit IBAN. Dazu kommt ein Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsbedingung. Fehlt Ihre USt-IdNr., ist eine Lieferantennummer beim Kunden oder eine Registernummer nötig, damit der Käufer Sie eindeutig zuordnen kann (BR-CO-26).

Wie verschicke ich die XRechnung?

Nach dem Download senden Sie die XML-Datei so, wie Ihr Kunde es wünscht, etwa per E-Mail oder durch Hochladen im Portal des Kunden. Bundesbehörden empfangen Rechnungen über ihre Verwaltungsportale (§ 3 ERechV); die Behörde nennt Ihnen den Weg. Diese Website verschickt keine Rechnungen.

Ist das Erstellen kostenlos?

Ja. Sie können im Kalendermonat drei neue Rechnungen kostenlos erstellen. Der Zähler läuft im Browser auf Ihrem Gerät, ein Konto ist nicht nötig. Ein erneuter Download derselben Rechnungsnummer im selben Monat zählt nicht noch einmal, und das Ansehen und Prüfen von Rechnungen ist unbegrenzt kostenlos.

Eine kostenpflichtige Version (Pro, 4,99 € im Monat oder 39 € im Jahr) ist geplant, aber noch nicht verfügbar. Sind Ihre kostenlosen Rechnungen aufgebraucht, finden Sie dort einen Link zur Warteliste.

Werden meine Daten gespeichert oder übertragen?

Nein. Was Sie eingeben, wird nicht an einen Server gesendet und nicht gespeichert. Laden Sie die Seite neu, ist das Formular leer. Im Browser wird nur der Zähler für Ihre kostenlosen Rechnungen gespeichert (eine Prüfsumme je Rechnungsnummer, nicht die Rechnungsdaten).

Kann ich Rabatte, Anhänge oder ein ZUGFeRD-PDF erstellen?

Nicht mit diesem Tool. Rabatte auf Belegebene, Anhänge und die ZUGFeRD-PDF-Ausgabe werden derzeit nicht unterstützt. Gewähren Sie einen Rabatt, rechnen Sie ihn in den Einzelpreis der Positionen ein.

Kann ich eine Rechnung in einer anderen Währung als Euro erstellen?

Nein. Das Tool erstellt Rechnungen und Gutschriften ausschließlich in Euro. Für Rechnungen in anderen Währungen ist es derzeit nicht geeignet.

Verwandte Tools

• E-Rechnung prüfen und lesen – Die Startseite, wenn Sie eine bestehende E-Rechnung prüfen oder lesen möchten.
• XRechnung Validator – Nutzen Sie ihn, um eine vorhandene XRechnung-Datei auf Fehler prüfen zu lassen.
• ZUGFeRD Validator – Verwenden Sie ihn für Rechnungen im ZUGFeRD-Format.
• XRechnung Viewer – Hilfreich, wenn Sie eine erhaltene XRechnung als lesbare Ansicht durchsehen wollen.
• ZUGFeRD Viewer – Zeigt Ihnen den Inhalt einer ZUGFeRD-Rechnung in lesbarer Form.
• E-Rechnung kostenlos erstellen – Die allgemeine Erstellungsseite, falls Sie nicht sicher sind, welches Format Sie brauchen.
• E-Rechnungspflicht prüfen – Klärt, ab wann und für wen die Pflicht zur E-Rechnung gilt.
• E-Rechnung für Kleinunternehmer – Passend, wenn Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG Rechnungen stellen.