XRechnung in PDF umwandeln

Mit diesem Werkzeug wandeln Sie eine XRechnung in eine PDF um, also in eine lesbare Kopie Ihrer E-Rechnung. Sie öffnen die XML-Datei im Browser, prüfen die Rechnung und laden sie als PDF herunter. Das Werkzeug verarbeitet auch ZUGFeRD-PDFs und andere EN-16931-Rechnungen im Format UBL 2.1 oder CII D16B.

Die Umwandlung läuft vollständig im Browser-Tab. Ihre Datei wird nicht hochgeladen. Das Werkzeug ist kostenlos und unbegrenzt nutzbar, eine Anmeldung ist nicht nötig.

Die Seite richtet sich an Selbstständige, Kleinunternehmen und Buchhaltungen, die eine druckbare oder ablagefähige Fassung einer E-Rechnung brauchen. Die erzeugte PDF ist eine Lesekopie. Die XML-Datei bleibt die eigentliche E-Rechnung.

Stand der Regeln und Rechtsquellen auf dieser Seite: 21. Oktober 2026.

So nutzen Sie den XRechnung-in-PDF-Umwandler

1. Klicken Sie auf „Rechnung auswählen“ oder ziehen Sie Ihre E-Rechnung per Drag & Drop in das Feld. Möchten Sie zuerst ausprobieren, wie das aussieht, klicken Sie auf „Beispiel laden“.
2. Lesen Sie die Registerkarte „Rechnung“. Dort sehen Sie Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Datum, Leitweg-ID, Positionen, Steuersätze, Summen, Zahlbetrag, IBAN und Zahlungsbedingungen.
3. Öffnen Sie die Registerkarte „Prüfbericht“. Die Prüfung nach EN 16931 und den XRechnung-Regeln läuft automatisch.
4. Lassen Sie das Kästchen „Original-XML in die PDF einbetten“ aktiviert, wenn die XML in der PDF bleiben soll. Deaktivieren Sie es, wenn Sie nur die lesbare Rechnung wünschen.
5. Klicken Sie auf „Als PDF herunterladen“. Die PDF wird in Ihrem Browser geschrieben und unter dem Namen der XML-Datei mit der Endung .pdf gespeichert.
6. Öffnen Sie die PDF zur Kontrolle in Ihrem PDF-Programm. Wenn Sie das Original-XML eingebettet haben, finden Sie es dort in der Liste der Anhänge.

Der Download erzeugt eine PDF/A-3-Datei im A4-Format mit eingebetteten Schriften, Seitenzahlen und den Kennungen des Verkäufers in der Fußzeile. Alternativ wählen Sie „Drucken / als PDF speichern“. Dann öffnet sich der Druckdialog Ihres Browsers.

Wie wandle ich eine XRechnung in eine PDF um?

Sie öffnen die XML-Datei im Werkzeug und laden die PDF herunter. Die PDF enthält danach eine lesbare Darstellung aller Rechnungsdaten, und bei aktivem Kästchen zusätzlich die Original-XML als Anhang.

Die XML ist für Software gedacht, die Felder auslesen kann. Die PDF ist für Menschen gedacht. Beide zeigen dieselben Inhalte, nur in einer anderen Form.

Ist die PDF dann noch eine E-Rechnung?

Nein. Die E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG ist die strukturierte XML-Datei. Eine daraus erzeugte PDF ist eine Kopie und ersetzt die XML nicht.

Auch eine PDF mit angehängter XML ist keine ZUGFeRD-Rechnung. Das Werkzeug kennzeichnet die PDF nicht mit Factur-X-Metadaten.

Muss ich die XML-Datei aufbewahren?

Ja. Bewahren Sie die XML-Datei unverändert so auf, wie Sie sie erhalten haben. Sie ist das Original, und die PDF kann sie nicht ersetzen.

Wie lange Sie Belege aufbewahren müssen, richtet sich nach Ihren steuerlichen Pflichten. Klären Sie das bei Bedarf mit Ihrer Steuerberatung.

Kann ich die PDF wieder in eine XRechnung zurückverwandeln?

Nein. Dieses Werkzeug wandelt keine PDF zurück in eine XRechnung. Die XML-Datei bleibt die Quelle.

Wenn Sie eine Rechnung neu aufsetzen möchten, nutzen Sie XRechnung erstellen. Eine PDF ohne Original-XML reicht dafür nicht aus.

Was steht in der PDF?

Die PDF ist wie eine klassische Rechnung aufgebaut. Oben links stehen Name und Anschrift des Verkäufers, oben rechts „Rechnung“ oder „Gutschrift“ mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum und den Referenzen wie Leitweg-ID oder Bestellnummer. Darunter folgen der Käufer, die Bemerkungen aus der Rechnung und die Positionstabelle mit Menge, Einheit, Einzelpreis netto, Steuersatz und Nettobetrag.

Am Ende stehen die Umsatzsteuer-Aufschlüsselung je Kategorie und Steuersatz mit Bemessungsgrundlage, Steuerbetrag und gegebenenfalls dem Befreiungsgrund, die Summen bis zum Zahlbetrag und der Zahlungsblock mit Zahlungsart, IBAN, BIC, Kontoinhaber, Verwendungszweck und Zahlungsbedingungen. Lange Rechnungen laufen über mehrere Seiten; der Tabellenkopf wird auf jeder Seite wiederholt. In der Fußzeile stehen Verkäufer, USt-IdNr. oder Steuernummer und „Seite x von y“. Die Datei ist eine PDF/A-3, also das Archivformat für PDFs, mit eingebetteten Schriften, damit sie auf jedem Gerät gleich aussieht.

Häufig gestellte Fragen

Wird die Datei hochgeladen?

Nein. Das Werkzeug läuft vollständig im Browser-Tab, und die Datei wird nicht hochgeladen. Unter dem Werkzeug zeigt die Seite, wie viele Anfragen sie an andere Server gestellt hat: 0.

Kann ich auch eine ZUGFeRD-PDF umwandeln?

Ja. Das Werkzeug liest das in der ZUGFeRD-/Factur-X-PDF eingebettete XML und erzeugt daraus eine neue, einheitlich gestaltete PDF. Dateien bis 30 MB werden angenommen.

Brauche ich ein Konto, um die PDF herunterzuladen?

Nein. Die Umwandlung ist kostenlos und unbegrenzt, eine Anmeldung ist nicht nötig.

Warum zeigt mein Buchhaltungsprogramm nur XML an?

Viele Buchhaltungsprogramme zeigen XRechnungen nur als Rohdaten. Eine lesbare PDF hilft dann bei Ablage, Prüfung und Freigabe, zum Beispiel wenn eine Kollegin die Rechnung abzeichnen soll oder wenn Sie sie an Ihre Steuerberatung weitergeben.

Kann ich mehrere XRechnungen auf einmal umwandeln?

Nein, die Seite wandelt eine Datei nach der anderen um. Das Umwandeln ganzer Ordner ist für die geplante Pro-Version vorgesehen und noch nicht verfügbar.

Was zeigt der Prüfbericht?

Der Prüfbericht zeigt das Ergebnis der Prüfung nach EN 16931 und den XRechnung-Regeln. Für eine eigenständige Prüfung nutzen Sie den XRechnung Validator.

Verwandte Werkzeuge

• XRechnung Validator: Prüfen Sie eine XRechnung auf Fehler nach EN 16931 und den XRechnung-Regeln.
• ZUGFeRD Validator: Prüfen Sie ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien.
• XRechnung Viewer: Sehen Sie sich eine XRechnung lesbar an, ohne eine PDF zu erzeugen.
• ZUGFeRD Viewer: Öffnen und lesen Sie ZUGFeRD-Rechnungen.
• XRechnung erstellen: Erstellen Sie eine neue XRechnung.
• ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Erstellen Sie eine echte ZUGFeRD-Rechnung mit Factur-X-Kennzeichnung.
• E-Rechnungspflicht prüfen: Finden Sie heraus, ob und wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen.
• E-Rechnung empfangen: Prüfen Sie, ob eine erhaltene Datei eine E-Rechnung ist.
• E-Rechnung für Kleinunternehmer: XRechnung mit Kleinunternehmer-Hinweis erstellen.